Accelerare i processi di approvazione con il flusso di lavoro

Il workflow è un processo digitale per l’approvazione dei documenti in ufficio o in viaggio. Spesso integrato in una soluzione di gestione documentale, il Workflow funziona in un ordine definito ed entro un periodo di tempo definito.

Il sistema di workflow evita di perdere tempo duplicando documenti e promemoria. Permette di accelerare e monitorare l’approvazione dei contenuti in tempo reale dal proprio smartphone in modo automatico.

Il Workflow, uno strumento di produttività a sé stante

Esempio di flusso di lavoro per il reparto Risorse Umane

Per esempio, quando un impiegato presenta una richiesta di ferie tramite un flusso di lavoro, questa viene inviata direttamente al suo supervisore, che riceve una notifica per approvarla o rifutarla. In qualsiasi momento, l’impiegato può vedere lo stato della sua richiesta e il supervisore può creare una visione d’insieme di tutte le ferie in attesa di approvazione.

Flusso di lavoro: Funzionalità chiave

Un perfetto modello dei tuoi processi aziendali, il modulo workflow è dotato di molteplici funzionalità che ti permettono di :

#1.Integrare tutti i tipi di documenti provenienti da diverse fonti e applicazioni aziendali
#2. Definire un flusso di lavoro di approvazione lineare o condizionale per i vari reparti della tua azienda
#3. Assegnare i documenti alla persona giusta e precisare la natura dei compiti da svolgere e le relative scadenze
#4. Convalidare dinamicamente una richiesta secondo il tipo di documenti (classificazione dei file, metadati, ecc.)
#5. Monitorare il completamento dei tuoi compiti in tempo reale

Snellire i tuoi processi di contabilità fornitori

Molti processi aziendali possono essere illustrati dal flusso di lavoro. La gestione delle fatture dei fornitori, ad esempio, è uno dei primi processi ad essere digitalizzato.

La stampa di molti documenti cartacei e il trattamento delle fatture dei fornitori è un processo lungo e costoso che ritarda il tuo dipartimento di contabilità all’interno della tua azienda.

Un sistema di workflow semplifica e velocizza la conferma di avvenuto pagamento delle tue fatture. Aumenta la produttività dei tuoi dipendenti e quindi fa risparmiare tempo, in modo che i tuoi collaboratori e te possiate dedicarvi a compiti a più alto valore aggiunto.

I molteplici vantaggi dei flussi di lavoro digitali

Grazie allo strumento di workflow “chiavi in mano” integrato nella tua soluzione di dematerializzazione, puoi ottimizzare la collaborazione all’interno dei tuoi vari reparti e beneficiare di una visibilità in tempo reale dello stato dei tuoi documenti contabili nel processo di approvazione.

 

Uno strumento con molteplici vantaggi:

#1. Risparmio di tempo
#2. Ottimizzazione della visibilità e della tracciabilità
#3. Centralizzazione delle richieste
#4. Riduzione del rischio di errori
#5. Fluidificazione degli scambi

Vuoi saperne di più sul nostro strumento di workflow?