Accélérez vos processus d’approbation grâce au workflow
Le workflow est un mécanisme numérique de validation des documents, qui peut s’utiliser aussi bien du bureau qu’en déplacement. Souvent intégré dans une solution de gestion de documents, le Workflow fonctionne dans un ordre précis avec un délai défini.
Un système de workflow permet d’éviter les pertes de temps dues à la multiplication des documents et des rappels, relances. Il vous permet d’accélérer et de surveiller l’approbation de contenu en temps réel et de manière automatisée à partir de votre smartphone.
Le Workflow, un outil de performance à part entière
Exemple d’un workflow pour le service RH
Par exemple, lorsqu’un employé soumet une demande de congé via un workflow, celle-ci est envoyée directement à son superviseur, qui reçoit une notification pour l’approuver ou la rejeter. À tout moment, l’employé peut voir le statut de sa demande et son superviseur peut créer une vue d’ensemble de tous les congés en attente d’approbation.
Workflow: Top fonctionnalités
Véritable reflet de vos processus métiers, le module logiciel de workflow est doté de multiples fonctionnalités vous permettant de :
#1. Intégrer tous les types de documents provenant de différentes sources et applications métier
#2. Définir des circuits d’approbation linéaires ou conditionnels pour les différents services de votre entreprise
#3. Attribuer les documents à la bonne personne et préciser la nature des tâches à effectuer et les délais associés
#4. Valider dynamiquement une demande en fonction du type de documents (fichiers de classification, métadonnées, etc.)
#5. Suivre en temps réel la réalisation de vos tâches
#6. Fluidifiez la gestion des factures de vos fournisseurs
Fluidifiez la gestion des factures fournisseurs
De nombreux processus métier peuvent être illustrés par le workflow. La gestion des factures fournisseurs, par exemple, est l’un des premiers processus à être dématérialisé.
La production de nombreux documents papier et le traitement des factures des fournisseurs est un processus long et coûteux qui dessert l’efficacité de votre service comptabilité.
Un système de workflow simplifie et accélère la validation des pièces justificatives de paiement de vos factures. Il augmente la productivité de vos employés et permet ainsi de gagner du temps afin que vous et vos employés puissiez-vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les nombreux avantages des workflows
Grâce à un outil de workflow clef en main intégré à votre solution de dématérialisation, vous pouvez fluidifier la collaboration au sein de vos différents services et bénéficier d’une visibilité en temps réel du statut de vos documents comptables dans le circuit de validation.
Un outil aux multiples avantages :
#1. Gain de temps
#2. Une visibilité et une traçabilité accrues
#3. Centralisation des demandes
#4. Réduction du risque d’erreurs
#5. Des échanges fluidifiés
