ZigaForm version 5.3.5

Service RH

Optimisez, simplifiez le partage et la gestion de vos documents RH

Centralisez tous les documents relatifs à vos employés,
quels que soient leurs types et formats d’origine

Numérisez, indexez et archivez

les dossiers papier relatifs à vos salariés au format numérique.

Classez vos fichiers aux formats

MS Offfice (Word, Excel…), PDF et autres par de simples glisser-déposer depuis votre poste de travail.

Créez, partagez, complétez

diffusez et signez des formulaires électroniques en ligne.

Accédez à l’information

en tout lieu et tout moment.

Organisez efficacement vos documents et dossiers

  • Définissez votre propre système de classement

    afin que vos documents soient bien organisés

  • Adoptez une méthode cohérente

    pour nommer vos fichiers et dossiers

  • Prédéfinissez un modèle type de dossier

    employé et appliquez-le automatiquement pour toutes nouvelles embauches

Fluidifiez votre processus d’embauche

Demande d’embauche

Complétez un formulaire électronique de demande d’embauche pour informer le service RH et la direction qu’un nouveau recrutement est nécessaire.

Intégration

Assignez des listes de tâches en interne et assurez-vous ainsi que vos nouvelles recrues disposeront de toutes les ressources nécessaires (poste informatique, badge, adresse email…) à leurs arrivée.

Entretien

Créez votre propre formulaire électronique d’évaluation pour chaque profil de poste.

Contractualisation en ligne

Finalisez le processus d’embauche en faisant signer de manière électronique les promesses d’embauche et contrats de travail à vos futurs collaborateurs.

Processus de sélection

Partagez les données reçues des candidats (CV, lettre de motivation) de manière confidentielle par le biais d’un workflow pour favoriser une prise de décision collaborative.

Offre d’emploi

Personnalisez des modèles d’annonces d’emplois pour que l’offre soit diffusable rapidement.

Communiquez les bulletins de paie à vos salariés en toute sécurité

Eliminez le papier, réduisez vos coûts et simplifiez la distribution des bulletins de salaires au sein de votre organisation.

  • Déposez les bulletins de paie de vos salariés au format électronique dans leurs Espaces Sécurisés de Conservation individuels.
  • Conservez une copie numérique dans un composant Coffre-Fort Numérique certifié NF Logiciel (AFNOR) pour assurer votre conformité avec les obligations légales en vigueur.
  • Donnez la possibilité à vos collaborateurs de consulter leurs dossiers depuis tout poste informatique et d’exporter leur historique en cas de besoin (changement de société, départ à la retraite).

Stimulez la productivité de vos nouveaux collaborateurs

Concevez des parcours uniques et personnalisés pour intégrer les nouveaux salariés plus rapidement, plus efficacement et facilitez-vous la tâche !

  • Automatisez la diffusion de listes de tâches ou de tous documents nécessitant une approbation.
  • Anticipez l’affectation et l’organisation des bureaux, des ressources et du matériel (ordinateur, téléphone, fournitures, mots de passe, badge de sécurité, cartes de visite …).
  • Créez un portail électronique en libre accès pour que les employés disposent d’un accès facile aux principaux documents RH et formulaires électroniques (règlement intérieur, organigramme, procédures, infos mutuelle, la prévoyance et autres avantages de votre entreprise, demande de congés…).
  • Permettez aux nouveaux employés de remplir et signer les documents d’embauche en ligne.
  • Suivez les étapes d’avancement du processus d’intégration de chaque nouvelle recrue grâce à des capacités avancées d’audit et de reporting.

Protégez vos documents RH confidentiels

Limitez les risques que vos documents soient consultés par du personnel non autorisé ou par des tiers :

  • Activez des droits d’accès sécurisés et le cryptage des données pour limiter la visibilité des informations sensibles (salaires, BDES, etc.) aux seules personnes autorisées.
  • Assurez la sécurité des données des collaborateurs en télétravail, des bureaux régionaux ou du personnel itinérant, avec une double authentification et un cryptage de transit des données.
  • Bénéficiez d’une infrastructure cloud ultra-sécurisée pour vous protéger contre les menaces grandissantes.

Respectez les normes en vigueur

Assurez-vous de respecter les délais de conservation des documents RH prescrits par la loi.

  • Assurez la protection et l’utilisation transparente des données personnelles et salariales des employés en conformité avec le RGPD et dans le respect de l’égalité des chances en matière d’emploi.
  • Simplifiez le traitement des exigences en matière d’audit des ressources humaines.
  • Conservez une liste de contrôle de conformité des process RH.