Workflow : Simplifique os processos de aprovação
O workflow é um mecanismo eletrónico de validação dos documentos, que pode ser acedido em qualquer lugar. Frequentemente integrado numa solução de gestão documental, o workflow funciona segundo uma ordem específica e de acordo com um prazo definido.
Um sistema de workflow permite evitar perdas de tempo resultantes da duplicação de documentos. Permite-lhe, ainda, otimizar e monitorizar a aprovação de conteúdos em tempo real, de forma automatizada e a partir do seu smartphone.
O Workflow, uma ferramenta de desempenho por direito próprio
Exemplo: Workflow para o departamento de Recursos Humanos
Um colaborador submete um pedido de férias através de um workflow. Esse pedido é enviado diretamente para o respetivo supervisor, que recebe uma notificação para aprovar ou rejeitar. O colaborador pode, em qualquer momento, validar o estado do seu pedido e o supervisor pode criar uma vista do conjunto de todas as licenças que estão a aguardar aprovação.
Workflow: Principais funcionalidades
O módulo de workflow está dotado de múltiplas funcionalidades que lhe permitem o seguinte :
#1. Integrar todos os tipos de documentos provenientes de diferentes fontes e aplicações
#2. Definir circuitos de aprovação lineares ou condicionais para os diferentes serviços
#3. Atribuir documentos à pessoa certa e especificar a natureza das tarefas bem como realizar os prazos associados
#4. Validar, de forma dinâmica, um pedido em função do tipo de documentos (ficheiros de classificação, metadados, etc.)
#5. Seguir em tempo real a realização das suas tarefas
#6. Simplificar a gestão de faturas de fornecedores
Simplifique a gestão de faturas de fornecedores
O workflow pode ser utilizado para diversos processos de gestão empresarial, sendo que a desmaterialização de faturas de fornecedores é um dos mais frequentes.
A produção de elevados volumes de documentos em papel e o tratamento das faturas de fornecedores é um processo moroso e dispendioso que conduz a ineficiências para o departamento de contabilidade.
Um sistema de do processo de faturação. Aumenta a produtividade dos seus colaboradores e, desta forma, permite economizar recursos que podem ser alocados a atividades com maior valor acrescentado para a empresa.
Vantagens dos workflows
Através de uma ferramenta de workflow integrada na sua solução de desmaterialização, pode otimizar a colaboração entre os diferentes serviços e beneficiar de visibilidade em tempo real dos documentos no circuito de validação.
Uma ferramenta com múltiplas vantagens:
#1. Otimização de recursos
#2. Visibilidade em tempo real
#3. Centralização dos pedidos
#4. Redução de erro humano
#5. Transações eficientes
